용산구, 지하3층 기록물 관리 ‘스마트기록관’ 조성

용산구 기록물관리 전담 공무원이 스마트기록관 내 기록물을 검색하고 있다(사진=뉴시스)

[한강타임즈 윤종철 기자] 용산구(구청장 성장현)가 구청사 지하3층에 보다 체계적인 기록물 관리가 가능한 ‘스마트기록관’ 조성을 완료했다.

구 스마트기록관은 공공기록물 관리에 관한 법률에 따라 마련된 기록물관리기관이다. 구청에서 만들어진 기록물 관리와 공무원에 대한 지도감독, 교육 등 기능을 맡는다.

‘스마트’라고 이름 붙인 건 고도화된 기록물관리시스템과 전자동 모빌렉, 보안관리시스템, 항온항습기 등 스마트시스템을 갖췄기 때문이다.

기록물 관리와 보존. 검색 등에 최적화된 공간이라고 말할 수 있다. 입구에는 주요 행정박물(업무협약서, 상장, 상패, 방명록)과 간행물을 보여주는 소규모 전시공간도 갖췄다. 전체 162.2㎡ 규모다.

기존에도 구청 지하3층에 325㎡ 규모 기록관(문서고)이 있었지만 구정업무가 증가하고 기록물 보존수요가 커지면서 시설 확충이 절실해졌다.

이에 구는 올해 초부터 대통령기록관, 문화재청, 병무청 등을 방문, 기록물 관리에 관한 노하우를 배우고 사업에 속도를 붙였다.

또한 부서 간 협의를 거쳐 기존 기록관 인근에 있던 공연관리팀 사무실을 다른 유휴공간으로 옮기고 스마트기록관을 그곳에 신설키로 했다.

공사는 지난 10월부터 두 달 간 진행됐으며 기록물 정리ㆍ이관이 함께 이뤄졌다.

각 부서에서 보관중인 일반 기록물과 간행물, 행정박물, 시청각기록물 등을 스마트기록관으로 옮겨 현재까지 이관 물량은 7종 2만2000여개(권)에 이른다. 전체 공간의 70% 가량을 채웠다.

구 관계자는 “열람 빈도가 높은 주요 비전자기록물은 모두 스캔을 해서 컴퓨터로 찾아볼 수 있게 했다”며 “문서 목록과 연계된 보안관리시스템 운영은 전국 지자체 최초 사례”라고 밝혔다.

구는 기록물 생산에도 박차를 가한다. 특히 각종 백서·책자 제작에 공을 기울이는 중이다.

최근 발간했거나 발간 예정인 간행물로는 2020년 용산구 통합사례관리 우수사례집 ‘우리들의 희망이야기’, 구청장 연설문집 ‘더불어 잘사는 용산시대’, 코로나19 백서 ‘K-방역의 중심 용산구, 코로나19 300일의 성찰’, 용산기지 역사 3부작 세 번째 권 ‘6.25전쟁과 용산기지’ 등이 있다.

성장현 구청장은 “기록물관리 전문 업체 직원들이 지금도 각 부서를 돌며 기록물을 받아오고 있다”며 “가치 있는 기록물이 행여 오훼손되거나 망실되지 않도록 관리에 철저를 기할 것”이라고 말했다.

아울러 “공간이 부족해 기록물 전시관은 함께 만들지 못했지만 한강로동에 건립 중인 근현대사박물관이 그런 역할을 할 수 있을 것”이라며 “공공기록물을 시민들에게 공개하고 알리는 방안도 지속적으로 고민해 나갈 것”이라고 강조했다.