[양천구] 주제발표와 토론위주의 회의방식 도입

비효율적인 보고위주의 회의에서 탈피

▲ © 정기안 기자

양천구(구청장 권한대행 부구청장 안승일)는 과거 주입식 전달과 보고위주의 회의방식을 과감히 탈피하여 주제발표와 토론위주의 회의방식을 도입하여 운영해 오고 있다.

보고를 위한 자료작성의 행정낭비와 불필요한 회의를 개선하고 보고식과 토론식의 장점을 최대한 살리려는 취지에서 지난 10월부터 매주 개최되는 간부회의는 토론식과 보고식의 두가지 방식 네가지 형태로 운영하여 개최하고 있다.

첫째주는 토론식으로 진행되는데 특정이슈나 사안에 대해 토론하는 방식이다. 일종의 포럼형태와 같이 운영되고 있는 것으로 이해하면 된다. 우선, 간부가 주제발표를 하고 지정된 간부 8명이 토론자로 참여하게 된다. 실무경험을 바탕으로 연구한 사례를 준비하여 전문가 수준의 발표와 토론이 이어진다.

둘째주는 기존 방식과 같이 보고식으로 운영되는데 회의자료에 의거 각부서와 동의 업무보고와 협조사항을 전달하고 있다. 부서·동사무소간 정보공유가 필요하기 때문에 토론식의 단점을 해소하기 위한 최소한의 서류보고방식을 도입한 것이다.

셋째주는 토론식으로 진행되는데 첫째주 포럼식 진행과는 달리 현안업무를 간략하게 발표하고 개선방안에 대한 아이디어를 참석 간부 모두가 제시하는 자유토론으로 운영하고 있다. 현안업무 발표와 관련하여 타부서의 유사경험 사례나 사업계획에 대한 노하우가 제시된다.

넷째주는 보고식으로 진행되는데 둘째주와 달리 회의자료 없이 각부서와 동의 업무보고와 협조사항을 전달하고 있다. 보고서 작성 등 불필요한 일을 줄이기 위해 도입된 회의방식이다. 자료없이 회의를 진행하는 방식에 대한 학습에도 도움이 되고 있다.

이외에도 토론식으로 진행되는 첫째주, 셋째주 회의에서는 각 부서에서 추진 중인 우수사례에 대한 실무팀장이나 직원들의 사례발표가 있다. 사업추진 과정의 어려움을 해결해 나간 실무팀장이나 직원들을 구간부들이 함께 격려도 해주고, 우수사례 추진과정에 대한 상호정보교류와 동기 부여의 기회도 주고 있는 것이다.

양천구 관계자는 “그간 비효율적인 보고위주의 회의를 개선하여 일하는 방식을 보다 효율적으로 운영하고 있는 점은 최고 책임자의 의지가 있어야 가능한 일임을 강조하면서 구간부들도 함께 발표와 토론에 솔선 참여하여 구정발전에 밑거름이 되는 바람직한 방안을 제시하는 좋은 사례를 발표해 주고 있다”고 전했다.